Wir wissen, worauf es beim Jahreswechsel ankommt. Deswegen gibt es von uns die wichtigsten Fragen inklusive Antworten bereits jetzt schon zusammengefasst in diesem Blogbeitrag. Sollten es noch offene Fragen geben, können Sie diese an support@offisy.at senden.
Seit dem 01.05.2016 gilt in Österreich die Registrierkassenpflicht, die mit 01.04.2017 um den Manipulationsschutz erweitert wurde. Die wichtigsten Informationen zur Registrierkassenpflicht und Registrierkasse entnehmen Sie der BMF Seite – Informationen zu Registrierkassen. Weitere Einzelheiten können Sie bestimmt auch mit Ihrem Steuerberater abklären.
Die offisy Registrierkasse entspricht der Registrierkassensicherheitsverordnung in Österreich und ist zu 100% gesetzeskonform. Mehr Infos zu den Paketen für die Ihre Registrierkasse finden Sie hier und gerne beraten wir Sie auch zu unseren Paketen. Senden Sie uns eine Mail an support@offisy.at und ein offisy Mitarbeiter nimmt sich gerne um Ihre Anliegen an.
Zum Abschluss des Geschäftsjahres muss in Ihrer Registrierkasse ein Jahresbeleg erstellt werden. Der Jahresbeleg, auch ein sogenannter Nullbeleg (Betrag 0), enthält den aktuellen Zählerstand zum Jahresende und stellt zugleich auch den Monatsbeleg für Dezember dar. Jahresbelege müssen verpflichtend an FinanzOnline übermittelt werden. Der folgende Screenshot zeigt ein Beispiel für einen Jahresbeleg.
Sie finden den Jahresbeleg in Ihrem Account unter Kasse – RKSV bei den „Sammel-, Status- und Monatsbelegen“. Je nachdem, welches Paket Sie erworben haben und welche Einstellungen definiert wurden, muss der Jahresbeleg (=Monatsbeleg Dezember) manuell generiert werden oder kann vom System automatisch generiert werden. Der folgende Screenshot ist ein Beispiel, wo Sie den Jahresbeleg finden.
Basic Paket Kunden müssen den Jahresbeleg manuell unter Kasse – RKSV erstellen. Dazu klickt man zum Monatsersten des Folgemonats auf den Button Monatsbeleg. Das bedeutet, am 01.01.2020 erstellen Sie den Monatsbeleg für Dezember vor dem ersten normalen Beleg, sofern Sie am 01.01.2020 einen „normalen“ Umsatzbeleg erstellen müssen.
Hinweis: Sofern die Erstellung des Jahresbelegs bei einem Basic Paket Kunden nicht manuell erfolgte und bereits ein neuer (Umsatz-)Beleg im neuen Jahr erstellt wird, generiert zuvor das System automatisch im Hintergrund diesen Monatsbeleg Dezember.
Ab dem Premium Paket ist es möglich, dass das System den Jahresbeleg in der Nacht vom Monatsletzten auf den Monatsersten generiert.
Mehr dazu finden Sie auch unter Kasse – Einstellungen – Automatischer Monatsbeleg.
Hinweis: Wurden keine Bareinnahmen im Dezember erzielt, so wird kein neuer Monatsbeleg generiert und der letzte Monatsbeleg gilt gleichzeitig als Jahresbeleg.
Die Übermittlung und Überprüfung des Jahresbelegs ist wie auch bei Start- und Schlussbelegen verpflichtend durchzuführen. Ob, diese Übermittlung manuell erfolgen muss, oder das System diese automatisch für Sie übernimmt, hängt vom erworbenen Paket und den Einstellungen ab.
Basic Paket Kunden (ohne Jahresabschlusspaket) oder Premium Paket und Paket Unlimitiert ohne Webservice Nutzer müssen eine manuelle Übermittlung mittels der BMF Belegcheck App durchführen. Dazu scannt man mittels der BMF App den QR-Code des Jahresbelegs und übermittelt das Ergebnis der Überprüfung an FinanzOnline. Sollte die BMF Belegcheck-App einen Authentifizierungscode fordern, erhalten Sie diesen in Ihrem FinanzOnline Account. Mehr dazu entnehmen Sie auch dem BMF Handbuch.
Hinweis: Bei einem negativen Prüfergebnis entnehmen Sie die weiteren Informationen zur Fehlermeldung dem BMF Handbuch und wenden sich bitte an das zuständige Finanzamt.
Ab dem Paket Premium und Basic mit Jahresabschlusspaket kann die Jahresbelegsübermittlung an FinanzOnline automatisch erfolgen. Dazu wird allerdings ein Webservice Nutzer benötigt. Ohne Webservice User kann leider keine automatische Übermittlung erfolgen. Der Webservice Nutzer muss dazu im korrekten FinanzOnline Account angelegt werden und dieser muss im nächsten Schritt auch in die offisy Registrierkasse übertragen werden. Mehr zum Webservice Nutzer finden Sie im nächsten Abschnitt Webservice Nutzer anlegen.
Der Webservice Nutzer dient als Schnittstelle zwischen der offisy Registrierkasse und Ihrem FinanzOnline Account. Dadurch können Start-, Jahres- und Schlussbelege automatisch vom System übermittelt und überprüft werden. Nutzen können diesen Webservice Nutzer alle Kunden ab Paket Premium, sowie Basic Paket Kunden mit dem Jahresabschlusspaket.
Webservice Nutzer bei offisy hinterlegen unter Kasse – RKSV beim Button rechts oben Web Service einrichten.
Anschließend erhalten Sie die Maske zum Hinterlegen.
Die umfassende Anleitung für das Anlegen eines Webservice Nutzers finden Sie hier.
Das Datenerfassungsprotokoll beinhaltet die Aufzeichnung sämtlicher Barumsätze und muss laut Gesetzgeber zumindest vierteljährlich auf einem externen und nicht wiederbeschreibbaren Medium abgesichert werden. Diese Datensicherung ist gesetzlich verpflichtend durchzuführen und muss gem. § 132 BAO aufbewahrt werden. Basic Paket Kunden sind dafür selbst verantwortlich und ab dem Paket Premium erfolgt diese Datensicherung durch offisy.
Das Datenerfassungsprotokoll finden Sie in Ihrer offisy Registrierkasse unter Kasse – RKSV und gehen wie folgt beim Screenshot vor und klicken bei der aktiven Kasse auf Protokoll exportieren.
Im nächsten Schritt wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und klicken anschließen auf „Exportieren“.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass es sich bei der JSON-Datei um eine verschlüsselte Datei handelt.
Achtung: Wenn Sie Basic Paket Kunde sind, müssen Sie das Datenerfassungsprotokoll mind. quartalsmäßig auf einem externen nicht wiederbeschreibbaren Medium absichern!
Sie möchten gerne, dass die Nummerierung von Rechnungen, Belegen, Honorarnoten und Gutschiene jedes Jahr neu beginnt?
Das Format dazu können Sie unter Kasse – Einstellungen bei den Punkten Rechnungs- und Belegnummer ändern.
Für den jährlich neu beginnenden Nummernkreis für Rechnungen, Belege, Honorarnoten und Gutscheine müssen Sie das Format um das Jahr erweitern. Für die Erweiterung der Nummerierung können Sie zwischen {JJ} also 20 oder {JJJJ} 2020 wählen. Damit die Nummerierung mit 2020 neu startet, müssen Sie diese Einstellung noch vor der ersten Rechnung/ dem ersten Beleg/ der ersten Honorarnote/dem ersten Gutschein im neuen Jahr definieren. Sollten Sie bereits im neuen Jahr Rechnungen und Belege im alten Nummernkreis erstellt haben, können Sie das Format ums Jahr erweitern und erst mit 2021 kann die Nummerierung von Neuem beginnen.
Wir wünschen einen erfolgreichen Dezember sowie einen erfolgreichen Start ins Jahr 2020! Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie uns jederzeit telefonisch unter 0900/ 423 003 und per Mail unter support@offisy.at erreichen.
