FAQ's

Von wem erhalte ich eine Einführung in das System?

Wenn Sie auf Ihrer persönlichen offisy Startseite rechts oben auf das Fragezeichen klicken, erhalten Sie eine ausführliche Produkttour zu den Funktionen von offisy. Es werden Ihnen alle Seiten und Unterseiten im Detail vorgestellt. Sie können auch bei den einzelnen Unterseiten auf das Fragezeichen klicken, wenn Sie eine Führung durch die entsprechende Seite wünschen. Zusätzlich finden Sie in den FAQs Antworten zu häufig gestellten Fragen. Gerne sind wir Ihnen bei der Installation und beim Umgang mit offisy behilflich. Sie können bei Fragen unsere kostenlose Servicehotline: +43 732 28 3000 (werktags von 09:00 bis 18:00 Uhr) kontaktieren oder uns ein Mail an support@offisy.at senden. Wir beantworten jedes E-Mail innerhalb von zwölf Stunden.

Wie kann ich meine eingegebenen Unternehmensdaten ändern?

Sie können Ihre Daten jederzeit in den EINSTELLUNGEN ändern. Wir bitten um Verständnis, dass eine Änderung der Unternehmensbezeichnung und eine Änderung Ihres Buchungslinks nur unter vorheriger Absprache möglich ist. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an unsere kostenlose Servicehotline: +43 732 28 3000 (werktags von 09:00 bis 18:00 Uhr).

Wie kann ich Leistungen hinzufügen?

Klicken Sie einfach in den Einstellungen auf LEISTUNGEN und rechts oben auf den Button + NEUE LEISTUNG HINZUFÜGEN. Die neue Leistung können Sie, wie bereits im Installationsprozess durchgeführt, hier anlegen.

Wie kann ich eine Leistung löschen?

Klicken Sie einfach in den Einstellungen auf LEISTUNGEN und wählen Sie in der Auflistung jene Leistung aus, die Sie löschen möchten. Zum Löschen der Leistung klicken Sie auf den roten Button mit dem x. ACHTUNG! Diese Aktion kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Kunden können bei Löschung keine Termine mit dieser Leistung buchen. Alle vergangenen Termine mit dieser Leistung bleiben allerdings im Kalender gespeichert. Sie haben die Möglichkeit diese Termine einzeln zu stornieren.

Wieso soll ich Leistungen mit Farben hinterlegen?

Sie können direkt beim Erstellen einer Leistung in den Einstellungen -> LEISTUNGEN, diese mit einer Farbe hinterlegen. Sie können aber auch im Nachhinein Leistungen mit verschiedenen Farben versehen. Wenn sie alle Leistungen mit verschiedenen Farben hinterlegen, sehen Sie in Ihrem Kalender auf einen Blick, welche Leistung gebucht wurde.

Wie kann ich einen Termin eintragen?

Um einen Termin von einem Kunden einzutragen, der (noch) nicht online bucht, klicken Sie einfach im Kalender auf das gewünschte Datum mit Uhrzeit und fügen Sie ein NEUES EREIGNIS, in diesem Fall einen TERMIN, hinzu. In der aufscheinenden Box können Sie die Details des Termins noch festlegen und die Uhrzeit bzw. das Datum gegebenenfalls anpassen. Bitte geben Sie in jedem Fall den Kunden zum Termin bekannt. Wenn Sie den Kunden bereits in der Kundendatenbank angelegt haben, geben Sie im Feld KUNDE die Anfangsbuchstaben des Namens ein. Sollte sich der Kunde bereits im System befinden, wird der Name automatisch vervollständigt. Falls nicht, wird Ihnen angezeigt, dass kein Treffer gefunden wurde. In diesem Fall geben Sie den Vor- und Nachnamen des Kunden bitte im Feld NEUER KUNDE ein. Der Kunde wird automatisch in Ihrer Kundendatenbank gespeichert. Bitte wählen Sie auch noch die Leistung aus, die Ihr Kunde gebucht hat. ACHTUNG! Sie können nur die Leistungen auswählen, die Sie auch angelegt haben. Falls eine Leistung gewünscht ist, die sich noch nicht im System befindet, legen Sie diese bitte in Einstellungen -> LEISTUNGEN neu an. Die Endzeit des Termins errechnet sich automatisch mit der ausgewählten Leistung mit entsprechender Leistungsdauer. Sie müssen die Endzeit nicht extra eingeben.

Wie kann ich einen Termin stornieren?

Klicken Sie im Kalender auf den Termin, den Sie stornieren möchten. Bevor der Termin endgültig gelöscht wird, haben Sie die Option Ihren Kunden eine persönliche Nachricht über den Stornierungsgrund zu senden. ACHTUNG! Die persönliche Nachricht kann nur versendet werden, wenn in der Kundendatenbank die Mailadresse zum Kunden hinterlegt ist.

Wie kann ich einen Termin bearbeiten?

Sie können zu einem angelegten Termin Notizen verfassen. Diese Notizen scheinen in Ihrer Kundendatenbank beim jeweiligen Kunden auf. Den Termin selbst können Sie einfach mittels Drag & Drop im Kalender verschieben (also Termin anklicken und dahin ziehen, wo er geändert stattfindet). Bevor der Termin endgültig verschoben wird, haben Sie die Option Ihren Kunden eine persönliche Nachricht über die Gründe der Verschiebung zu senden. ACHTUNG! Die private Nachricht kann nur versendet werden, wenn in der Kundendatenbank die Mailadresse zum Kunden hinterlegt ist. Ein weiteres Bearbeiten von Terminen ist (noch) nicht möglich. Sollte sich beim Termin gravierend etwas ändern (wie zum Beispiel die gebuchte Leistung oder der Kunde), müssen Sie diesen Termin stornieren und einen neuen Termin anlegen.

Wie kann ich einen Termin verschieben?

Ändert sich beim Termin die Uhrzeit, können Sie diesen einfach mittels Drag & Drop im Kalender verschieben (also Termin anklicken und dahin ziehen, wo er geändert stattfindet). Bevor der Termin endgültig verschoben wird, haben Sie die Option Ihren Kunden eine persönliche Nachricht über die Gründe der Verschiebung zu senden. ACHTUNG! Die private Nachricht kann nur versendet werden, wenn in der Kundendatenbank die Mailadresse zum Kunden hinterlegt ist.

Wie kann ich Termine außerhalb der eingegebenen Öffnungszeiten buchen?

Grundsätzlich können Sie selbst immer Termine außerhalb Ihrer Öffnungszeiten eintragen. Kunden können online nur freie Termine innerhalb Ihrer eingegebenen Öffnungszeiten buchen. Möchten Sie einen Termin am Wochenende hinzufügen, erweitern Sie bitte die Kalenderansicht auf die volle Woche in den Kalendereinstellungen.

Was bedeutet das rote Schloss bei einem Termin?

Ein Kunde hat bereits den Termin in Ihrem offisy Kalender gebucht, die verbindliche Bestätigung durch den Sicherheitscode fehlt allerdings noch. Damit Sie in der Zwischenzeit keinen anderen Termin einbuchen oder ein anderer Kunde zu dieser Uhrzeit einen Termin bucht, ist das betroffene Zeitfenster für zumindest zehn Minuten online gesperrt bzw. wird Ihnen im Kalender angezeigt. Falls der Sicherheitscode bis dahin nicht eingegeben wurde, ist der Termin für die Buchung wieder freigegeben. Wenn der Sicherheitscode in dieser Zeitspanne korrekt eingegeben wird, ändert sich der grau hinterlegte Termin mit rotem Sicherheitsschloss in einen Fixtermin bei Ihnen im Kalender.

Wie kann ich mich krank melden?

Klicken Sie einfach im Kalender auf das Beginndatum Ihrer Krankmeldung und fügen Sie ein NEUES EREIGNIS, in diesem Fall eine KRANKHEIT, hinzu. In der aufscheinenden Box können Sie das Datum (von/bis) anpassen. ACHTUNG! Bestätigen Sie das Ereignis Krankheit wird Ihre Praxis im angegebenen Zeitraum geschlossen. Es können in diesem Zeitraum online keine Termine gebucht oder angefragt werden. Wenn Sie bereits im gewählten Zeitraum Termine im Kalender eingetragen haben, weist Sie das System darauf hin. Sie haben dann die Möglichkeit die Aktion abzubrechen. Bestätigen Sie die vorübergehende Betriebsschließung aufgrund von Krankheit werden automatisch alle Termine, die in diesem Zeitraum fallen, storniert. Bevor die Termine endgültig gelöscht werden, haben Sie die Option den betroffenen Kunden eine persönliche Nachricht über den Stornierungsgrund zu senden. ACHTUNG! Die persönliche Nachricht kann nur versendet werden, wenn in der Kundendatenbank die Mailadresse zum Kunden hinterlegt ist. Generell gilt: Das Ereignis Krankheit kann nur tageweise eingetragen werden. Wenn Sie Ihren Betrieb nur ein paar Stunden schließen möchten, sollten Sie eine Pause für den entsprechenden Zeitraum eintragen. Termine können in einer Pause nicht gebucht werden.

Wie kann ich einen Urlaub eintragen?

Klicken Sie einfach im Kalender auf das Beginndatum Ihres geplanten Urlaubs und fügen Sie ein NEUES EREIGNIS, in diesem Fall einen URLAUB, hinzu. In der aufscheinenden Box können Sie das Datum (von/bis) anpassen. ACHTUNG! Bestätigen Sie das Ereignis Urlaub wird Ihre Praxis im angegebenen Zeitraum geschlossen. Es können in diesem Zeitraum online keine Termine gebucht oder angefragt werden. Wenn Sie bereits im gewählten Zeitraum Termine im Kalender eingetragen haben, weist Sie das System darauf hin. Sie haben dann die Möglichkeit die Aktion abzubrechen. Bestätigen Sie die vorübergehende Betriebsschließung aufgrund von Urlaub werden automatisch alle Termine, die in diesem Zeitraum fallen, storniert. Bevor die Termine endgültig gelöscht werden, haben Sie die Option den betroffenen Kunden eine persönliche Nachricht über den Stornierungsgrund zu senden. ACHTUNG! Die persönliche Nachricht kann nur versendet werden, wenn in der Kundendatenbank die Mailadresse zum Kunden hinterlegt ist. Generell gilt: Das Ereignis Urlaub kann nur tageweise eingetragen werden. Wenn Sie Ihren Betrieb nur ein paar Stunden schließen möchten, sollten Sie eine Pause für den entsprechenden Zeitraum eintragen. Termine können in einer Pause nicht gebucht werden.

Wie kann ich eine Pause eintragen?

Klicken Sie einfach im Kalender auf das Beginndatum und -uhrzeit Ihrer geplanten Pause und fügen Sie ein NEUES EREIGNIS, in diesem Fall eine PAUSE, hinzu. In der aufscheinenden Box können Sie das Datum und die Uhrzeit (von/bis) noch anpassen. ACHTUNG! Bestätigen Sie das Ereignis Pause wird Ihre Praxis im angegebenen Zeitraum geschlossen. Es können in diesem Zeitraum online keine Termine gebucht oder angefragt werden. Wenn Sie bereits im gewählten Zeitraum Termine im Kalender eingetragen haben, weist Sie das System darauf hin. Sie haben dann die Möglichkeit die Aktion abzubrechen. Bestätigen Sie die vorübergehende Betriebsschließung aufgrund einer Pause werden automatisch alle Termine, die in diesem Zeitraum fallen, storniert. Bevor die Termine endgültig gelöscht werden, haben Sie die Option den betroffenen Kunden eine persönliche Nachricht über den Stornierungsgrund zu senden. ACHTUNG! Die persönliche Nachricht kann nur versendet werden, wenn in der Kundendatenbank die Mailadresse zum Kunden hinterlegt ist.

Wie werden Kunden, die online Termine buchen, in meiner Datenbank angelegt?

Um Termine online buchen zu können, muss sich der Kunde bei offisy registrieren und sich bei jeder Terminbuchung über das System einloggen. Die angegebenen Daten aus der Registrierung (Name, Mailadresse und sonstige freiwillige Angaben) werden bei der verbindlichen Buchung automatisch in Ihre offisy Kundendatenbank gespeichert. Sie haben dort die Möglichkeit die Daten zu ergänzen oder abzuändern. Sollte der Kunde sein Profil aktualisieren, werden Ihnen die geänderten Daten in der Kundendatenbank angezeigt. Sie können diese Änderungen entweder übernehmen oder ignorieren.

Der Kunde hat sich online mit einem falschen Namen angemeldet. Wie kann ich das ändern?

Es kann vorkommen, dass Kunden nicht Ihren tatsächlichen Namen für Online-Buchungen, sondern ein Pseudonym verwenden. Wir können „nur“ die korrekte Eingabe der Mailadresse gewährleisten. Wenn der Kunde beim Termin erscheint, können Sie den richtigen Namen abfragen und den Namen in der Kundendatenbank richtigstellen. Der korrekte Name ist nur für Sie in Ihrer Datenbank ersichtlich.

Wie kann ich einen Kunden, der nicht online bucht, in meiner Kundendatenbank hinzufügen?

Damit Ihre Kundendatenbank aktuell und vollständig ist, empfehlen wir Ihnen Kunden, die nicht online buchen, selbst hinzuzufügen. Wenn Sie einen Kunden hinzufügen möchten, klicken Sie im Menü KUNDEN (= Ihre Kundendatenbank) auf + NEUE KUNDEN HINZUFÜGEN. Sie können im Formular alle relevanten bzw. bekannten Kundendaten eingeben und dem neuen Kunden eine oder mehrere Kundengruppen hinzufügen. Ist in der Auswahl keine passende Kundengruppe dabei, können Sie im Formular selbst ganz einfach Kundengruppen erstellen und dem Kunden hinzufügen.

Wie kann ich Notizen zu einem Kunden hinzufügen?

Beim Erstellen oder Bearbeiten der Kundendaten im Menüpunkt KUNDEN (= Ihre Kundendatenbank) können Sie eine allgemeine Notiz zum Kunden verfassen. Um zu den einzelnen Terminen mit dem Kunden Notizen hinzuzufügen, klicken Sie bitte in der Kundenauflistung auf die Ansichtsversion (Symbol Lupe) des Kunden. In der Ansicht sehen Sie die Kundendaten und alle aktuellen und vergangenen Termine mit dem Kunden und die dazugehörigen Notizen. Um eine Notiz hinzuzufügen oder eine Notiz zu korrigieren, öffnen Sie mit dem Pfeil einfach die Notiz und schreiben Sie Ihre Anmerkungen in das Textfeld. ACHTUNG! Auf den ersten Blick sind nur die aktuellen, also zukünftigen, Termine ersichtlich. Um zu den vergangenen Terminen zu gelangen, wechseln Sie bitte in der Ansicht (im Tab oben) auf vergangene Termine.

Wieso soll ich Kunden in Gruppen kategorisieren?

Sie können in Ihrer offisy Kundendatenbank Kunden Gruppen zuweisen. Es sind mehrfache Gruppenzuweisungen möglich. Diese Kategorisierung hilft Ihnen den Überblick über Ihre Kunden zu bewahren. Beliebte Kategorien sind beispielsweise: Bekannt-/Verwandtschaftsverhältnis, Versicherungsart, Art des Leidens, Einzugsgebiet, aktiv/passiv. Sie können die Gruppen filtern und so schnell nach Kunden mit einer bestimmten Eigenschaft suchen. offisy wird bald um ein Newsletter-Tool erweitert. Mit Hilfe des zusätzlichen Newsletter-Pakets können Sie den verschiedenen Kundengruppen abgestimmte Newsletter zukommen lassen – ganz einfach mit einem Klick.

Ich habe einen zusätzlichen Praxisstandort eröffnet. Wie kann ich den neuen Standort eintragen und die Kalender beider Standorte verwalten?

In den EINSTELLUNGEN unter LIZENZ können Sie Ihre gebuchten Lizenzen verwalten. Um einen Standort hinzufügen zu können, müssen Sie das offisy Basispaket abonniert haben. Beides, also Basispaket und zusätzlichen Standort, können Sie in diesem Menüpunkt buchen. Wenn Sie einen zusätzlichen Standort hinzufügen, werden alle Termine der beiden Standorte in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie selbst einen Termin im Kalender hinzufügen, müssen Sie aus der Liste jenen Standort auswählen, an dem der Termin stattfindet.

Ich verwende die offisy Kennenlernversion. Wie kann ich auf die offisy Basisversion umsteigen?

Die Kennenlernversion ist im Funktionsumfang beschränkt und nur zum Testen geeignet. Sind Sie vom Produkt überzeugt, können Sie unter EINSTELLUNGEN - LIZENZ schnell und einfach auf die voll funktionsfähige Basisversion umsteigen. Sollten Sie noch einen weiteren Standort benötigen, können Sie diesen zusätzlich dazu buchen und Ihre beiden Standorte mit Ihrem offisy Kalender verwalten. Gerne helfen wir Ihnen unentgeltlich bei der Integration des offisy Buchungskalenders auf Ihrer Webseite. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an unsere kostenlose Servicehotline: +43 732 28 3000 (werktags von 09:00 bis 18:00 Uhr).

Wie wird das offisy Abo abgerechnet?

Sie erhalten von uns monatlich eine PDF-Rechnung per E-Mail zu Beginn Ihres individuellen Verrechnungszeitraumes (abhängig vom Buchungsdatum), innerhalb Ihres Vertragszeitraumes (abhängig vom Buchungsdatum).

Wie informiere ich meine Kunden am besten darüber, dass sie zukünftig ihre Termine online buchen können bzw. sollen?

Bitte weisen Sie Ihre Kunden persönlich darauf hin, dass Sie zukünftig Termine ganz einfach online – über Ihre Webseite oder Ihren persönlichen Buchungslink – buchen können. Unterstützend stellen wir Ihnen gerne individuelle Werbematerialien mit Ihrem persönlichen Buchungslink bzw. Ihrer persönlichen Webseiten-URL zur Verfügung. Sie können die kostenlosen Visitenkarten ganz einfach mit einem Mail an sales@offisy.at bestellen. Bitte geben Sie im Mail an, welchen Link (Webseite, Buchungslink) Sie an Ihre Kunden kommunizieren möchten. Wir benötigen ebenso Ihre genaue Unternehmensbezeichnung, Kontaktdaten und die gewünschte Lieferadresse. Wir möchten Sie höflich darauf hinweisen, dass Sie das Porto nach Österreichischen Posttarif übernehmen müssen. Die Gestaltung und den Druck der 200 Werbe-Visitenkarten übernimmt offisy für Sie.

Was ist der Unterschied zwischen Terminanfrage und direkte Terminbuchung?

Sie können in den UNTERNEHMENSEINSTELLUNGEN festlegen, ob Ihre Kunden freie Termine direkt buchen oder nur eine Terminanfrage an Sie senden können. Während sich Ihr Kalender mit der Buchungsvariante DIREKTBUCHUNG ohne eigenes Zutun füllt, müssen Sie bei der Variante TERMINANFRAGE jede Anfrage einzeln bestätigen oder ablehnen.

Welche Buchungsvariante ist arbeitsintensiver?

Während sich Ihr Kalender mit der Buchungsvariante DIREKTBUCHUNG ohne eigenes Zutun füllt, müssen Sie bei der Variante TERMINANFRAGE jede Anfrage einzeln bestätigen oder ablehnen. Diese Variante ist daher arbeitsintensiver.

Welche Buchungsvariante ist kundenfreundlicher?

Während Ihre Kunden bei der Buchungsvariante DIREKTBUCHUNG sofort Ihre Terminbestätigung erhalten, müssen Sie bei der Buchungsvariante TERMINANFRAGE auf die Zu- oder Absage warten. Die DIREKTBUCHUNG ist daher kundenfreundlicher.

Wer kann meine Termine sehen?

Nur Sie selbst haben mit Ihrem Passwort Zugang zu Ihrem persönlichen offisy Kalender. Bitte wählen Sie ein sicheres Passwort und geben Sie es nicht an Dritte weiter. Ihre Kunden sehen auf der Webseite oder über den Buchungslink nur die freien Termine, die in der Zukunft liegen und online buchbar sind.

Wie können meine Kunden Termine online buchen?

Ihre Kunden können ganz einfach – entweder über Ihre Webseite oder über Ihren offisy Buchungslink – Termine bei Ihnen buchen. Zuerst wählen Ihre Kunden die gewünschte Leistung, dann den gewünschten Termin aus. Je nach dem ob Sie DIREKTBUCHUNG oder TERMINANFRAGE in den UNTERNEHMENSEINSTELLUNGEN gewählt haben, werden die Termine direkt von den Kunden in Ihren Kalender eingebucht oder Sie müssen die Terminanfragen noch bestätigen oder ablehnen. Sicherheitscodes vor der verbindlichen Buchung bzw. Anfrage garantieren die Identität und die Buchungsabsicht des Kunden.

Ich habe Mitarbeiter. Können wir gemeinsam offisy nutzen?

Sie haben einen oder mehrere Mitarbeiter? Sie können ganz einfach weitere Kalender hinzufügen und alle Mitarbeiter und Rechte über offisy verwalten. Mitarbeiter, die innerhalb des Unternehmens Dienstleistungen anbieten, erhalten für € 19,00 pro Monat einen eigenen Kalender - inklusive Online-Terminbuchungsmöglichkeit. Mitarbeiter, die rein administrativ im Unternehmen tätig sind, erhalten einen kostenlosen Zugang und Zugriff auf die Kalender ihrer Kollegen. So kann bei einer telefonischen Terminanfrage schnell und einfach der Termin in den jeweiligen Kalender eingetragen werden. Das administrative Personal benötigt keinen offisy Kalender und der offisy Zugang ist für sie kostenlos.

Definieren Sie die Zuständigkeit Ihres Mitarbeiters im Unternehmen
Ist Ihr Mitarbeiter rein administrativ im Unternehmen tätig und verwaltet Termine oder bietet Ihr Mitarbeiter selbst Dienstleistungen im Unternehmen an? Administratives Personal erhält einen kostenlosen Zugang zu den offisy Kalendern der Kollegen. Telefonische Terminanfragen können so effizient über offisy bearbeitet werden. Mitarbeiter, die selbst Dienstleistungen anbieten, erhalten für € 19,00 einen eigenen offisy Kalender – inklusive Online-Terminbuchungsmöglichkeit.

Geben Sie Ihren Mitarbeiter individuelle Rechte
Was darf Ihr Mitarbeiter? Sie können Ihren Mitarbeitern verschiedene Rechte zuweisen. Die Rechtevergabe können Sie jederzeit abändern – einschränken oder erweitern. Darf Ihr Mitarbeiter beispielsweise Termine in den Kalendern der Kollegen buchen oder nicht? Darf er seine Verfügbarkeit selbst bestimmen? Darf Ihr Mitarbeiter Unternehmenseinstellungen ändern? Der Kauf von weiteren offisy Paketen ist allerdings nur Ihnen, dem Eigentümer, erlaubt.


Zusätzlich für Mitarbeiter, die selbst Dienstleistungen im Unternehmen anbieten:

Bestimmen Sie die buchbare Zeiten Ihres Mitarbeiters
Bitte geben Sie die buchbaren Zeiten Ihres Mitarbeiters bekannt. Sind keine buchbaren Zeiten definiert, ist eine Online-Terminbuchung für diesen Mitarbeiter nicht möglich. Im Gegensatz zu Kunden, die online buchen, können Sie und Kollegen, mit entsprechenden Rechten, auch Termine außerhalb der buchbaren Zeiten im Kalender des Mitarbeiters eintragen. Sie können buchbare Zeiten je Praxisstandort für Ihren Mitarbeiter definieren.

Wählen Sie das Leistungsangebot Ihres Mitarbeiters
Bitte wählen Sie aus der Liste der bereits erstellten Leistungen, die Leistungen aus, die Ihr Mitarbeiter ausführen darf. Sollte die passende Leistung nicht dabei sein, erstellen Sie bitte eine neue Leistung speziell für diesen Mitarbeiter.

Wie kann ich den offisy Kalender in meine Webseite integrieren?

Unter EINSTELLUNGEN im Menüpunkt KALENDER finden Sie den IFRAME-Code, mit dem Sie Ihren offisy Buchungskalender in die Webseite integrieren können. Sollten Sie Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter +43 (0)732 28 3000. Wir helfen Ihnen kostenlos, verlässlich und schnell! Alternativ können Sie auch einfach Ihren angegebenen, persönlichen offisy Buchungslink in an Ihre Kunden weitergeben!

Wie buchen Kunden bei meinen Mitarbeitern?

Der Kunde wählt online seine gewünschte Leistung aus und kann jetzt einen freien Termin bei allen Mitarbeitern buchen, die diese Leistung (am gewählten Standort) anbieten.

Ihre Kunden können ganz einfach – entweder über Ihre Webseite oder über Ihren offisy Buchungslink – Termine bei Ihnen buchen. Zuerst wählen Ihre Kunden die gewünschte Leistung, dann den gewünschten Termin aus. Je nach dem ob Sie DIREKTBUCHUNG oder TERMINANFRAGE in den UNTERNEHMENSEINSTELLUNGEN gewählt haben, werden die Termine direkt von den Kunden in Ihren Kalender eingebucht oder Sie müssen die Terminanfragen noch bestätigen oder ablehnen. Sicherheitscodes vor der verbindlichen Buchung bzw. Anfrage garantieren die Identität und die Buchungsabsicht des Kunden.

Wie schnell sehe ich eine neue Terminbuchung?

Ihr offisy Buchungskalender wird in Echtzeit synchronisiert. Sie sehen auch, wenn ein Kunde einen Termin gebucht, den Sicherheitscode aber noch nicht eingegeben hat (Termin mit rotem Schloss). Sobald der Sicherheitscode innerhalb von maximal zehn Minuten eingegeben wurde, wird der Termin als Fixtermin angezeigt. Falls es sich der Kunde anders überlegt und den Code nicht eingibt, wird der Termin sofort nach Ablauf der zehn Minuten aus dem System gelöscht.

Wie wird sichergestellt, dass Termine nicht doppelt vergeben werden?

Online können Termine nicht doppelt vergeben werden. Dieser Fall ist ausgeschlossen. Da Ihr offisy Kalender in Echtzeit mit den Onlinebuchungen synchronisiert wird, werden ebenso Doppelbuchungen, online und offline, ausgeschlossen. Auch wenn ein Kunde, der online bucht, den erforderlichen Sicherheitscode noch nicht eingegeben hat, wird der voraussichtliche Termin für zehn Minuten in Ihrem Kalender mit einem roten Schloss angezeigt. Hat der Kunde den Sicherheitscode eingegeben, wird der Termin als Fixtermin gespeichert. Hat es sich der Kunde anders überlegt und wird der Sicherheitscode nicht in der vorgeschriebenen Zeit eingegeben, wird der Termin sofort wieder aus dem System gelöscht.

Kann es passieren, dass ein Kunde online bucht und ich einen Offline-Termin in meinen Kalender eintrage?

Da Ihr offisy Kalender in Echtzeit mit den Onlinebuchungen synchronisiert wird, werden Doppelbuchungen (offline vs. online) ausgeschlossen. Auch wenn ein Kunde, der online bucht, den erforderlichen Sicherheitscode noch nicht eingegeben hat, wird der voraussichtliche Termin für zehn Minuten in Ihrem Kalender mit einem roten Schloss angezeigt. Hat der Kunde den Sicherheitscode eingegeben, wird der Termin als Fixtermin gespeichert. Hat es sich der Kunde anders überlegt und wird der Sicherheitscode nicht in der vorgeschriebenen Zeit eingegeben, wird der Termin sofort wieder aus dem System gelöscht.

Wie wird sichergestellt, dass es sich beim Terminbucher um eine reale Person handelt?

Wenn sich ein Kunde über offisy anmeldet, muss eine reale E-Mailadresse angegeben werden. Erst wenn der Link, der per Mail an die angegebene Adresse versendet wird, auch bestätigt wird, ist der Kunde bei offisy registriert und zum Terminbuchen freigeschalten. Bei jeder Buchung verlangt offisy zusätzlich die Bestätigung der verbindlichen Terminbuchung mit einem Sicherheitscode. Der Sicherheitscode wird ebenfalls an die angegebene Mailadresse versendet und muss innerhalb von zehn Minuten in das System eingegeben werden.

Was passiert, wenn der offisy Dienst vorübergehend nicht erreichbar ist?

Wenn Ihr Kalender nicht mehr aufrufbar ist, wenden Sie sich bitte umgehend an unsere kostenlose Servicehotline +43 (0)732 28 3000. Wir werden das Problem so schnell wie möglich beheben. Um die Bearbeitungszeit zu überbrücken, senden wir Ihnen gerne Ihre nächsten Termine mit Details per E-Mail und/oder geben sie telefonisch durch.

Welche Sicherheitsmaßnahmen werden eingesetzt, um meine Daten zu schützen?

Wir setzen auf verschlüsselte Verbindungen, die auch beim E-Banking zum Einsatz kommen. Tägliche Sicherungen werden in einem österreichischen Rechenzentrum gespeichert. Das Rechenzentrum verfügt über eine 24/7 Zugangskontrolle und entspricht den höchsten Sicherheitsstandards.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Hilfe benötige oder Fragen habe?

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an unsere kostenlose Servicehotline: +43 732 28 3000 (werktags von 09:00 bis 18:00 Uhr). Alternativ können Sie ein Mail an support@offisy.at senden. Wir beantworten jedes E-Mail innerhalb von zwölf Stunden.