Allgemeines

Wie lege ich am besten Termine an?

Zuerst werden die gewünschten Leistungen (Einzelleistungen, Gruppenleistungen oder Kurse) angelegt. Diese können Sie als online buchbar anbieten oder nur für Ihren internen Kalender nutzen. Im Kalender klicken Sie auf den gewünschten Tag und Uhrzeit um einen Termin anzulegen. Es folgt die Hinterlegung der Kundendaten, Leistung und sofern Sie mehrere Standorte haben, können Sie auch für einen anderen Standort diesen Termin festlegen.

Wie bekommen meine Kunden eine Erinnerungs-SMS?

Damit aus dem System automatisiert SMS für die Terminerinnerung versendet werden, benötigen Sie das Benachrichtigungsmodul. Sie definieren die Zeit des Versands sowie den Inhalt der Erinnerungs-SMS und zum angegebenen Zeitpunkt versendet das System automatisch die Erinnerungs-SMS. Bei Interesse am Benachrichtigungsmodul kann Ihnen gerne das offisy Support-Team (support@offisy.at) weiterhelfen.

Welche Leistung muss ich anlegen? Einzelleistung, Gruppenleistung oder Kurs?

Eine Einzelleistung wird bei einem Einzeltermin angelegt. Eine Gruppenleistung ist ein Termin mit mehreren Personen gleichzeitig und ein Kurs ist mehrtägig und hat für diesen Zeitraum eine gleichbleibende Teilnehmerliste, sprich mehrere Termine und mehrere gleichbleibende Personen.

Wie können Kundennummern automatisch generiert werden?

Unter Einstellungen < Unternehmen können Sie den Punkt „Kundennummer automatisch generieren“ aktivieren. Nach Aktivierung können Sie das Format der Kundennummer individuell definieren. Wir empfehlen diese Einstellung vor der Erstellung der Kundenprofile zu aktivieren.

Abrechnung

Wo definiere ich das Layout für meine Rechnungs- und Belegvorlagen?

Unter Kasse < Vorlagen können Sie die Rechnungs- und Belegvorlagen ganz individuell erstellen. Beim Punkt Layout können Sie auch Ihr Logo einfügen.

Wie kann ich einen Rabatt vergeben?

Bei der Rechnungs- bzw. Belegerstellung können Sie einen positionsbezogenen Rabatt (prozentual oder Betrag) vergeben oder einen prozentualen Rabatt auf den Gesamtbetrag anwenden. Mehr Details dazu entnehmen Sie unserer Anleitung.

Ich möchte nur die offenen Rechnungen suchen. Wie muss man hierzu vorgehen?

Unter Journaling < Rechnungen definieren Sie den gewünschten Zeitraum und setzen das Häkchen bei „Nur Offene“ und klicken rechts davon auf den türkisen Button mit der Lupe. Sie erhalten alle offenen Rechnungen für den gewünschten Zeitraum.

Der Kunde/Patient ist nicht gleich der Rechnungsempfänger. Wie kann ich in diesem Fall vorgehen?

Das Stichwort lautet abweichender Rechnungsempfänger. Im gewünschten Kundenprofil können Sie „Abweichender Rechnungsempfänger“ aktivieren und die korrekten Daten hinterlegen. Mehr dazu finden Sie auch hier im Blog Beitrag.

Ich habe eine Rechnung ausgestellt und den Betrag bereits erhalten. Wie kann ich das im System vermerken?

Unter Journaling < Rechnungen finden Sie alle erstellten Rechnungen. Sobald Sie den Betrag für eine Rechnung auf Ihrem Bankkonto verzeichnen, können Sie bei dieser Rechnung rechts beim türkisen Kästchen auf „Bezahlstatus ändern“ klicken und hier den Status auf „Bezahlt“ ändern.

Wie kann ich mehrere Termine für einen Kunden auf einmal verrechnen?

Es wurden bereits Termine für den Kunden/Patienten im Kalender vergeben. Dann klicken Sie am besten unter Kasse < Neuer Beleg oder Neue Rechnung, geben die Kundendaten an und wählen dabei den von offisy korrekt vorgeschlagenen Kunden aus. Sie erhalten nun ein neues Feld mit sämtlichen offenen Leistungen (vergangen und künftig). Durch das Anklicken der Buttons, werden diese automatisch als Position hinzugefügt. Jede Position kann noch abgeändert werden, bevor Sie auf „Beleg/ Rechnung erstellen“ klicken.

Ich habe bereits eine Rechnung erstellt, der Kunde möchte aber nun bar bezahlen. Was kann ich tun?

Sie finden die ausgestellte Rechnung unter Journaling < Rechnungen. Dort suchen Sie die gewünschte Rechnung und klicken rechts davon auf den türkisen Button und auf „Aus der Rechnung einen Beleg erstellen“. Es wird mit dem Verweis zur Rechnung ein Beleg generiert.

Mein Patient ist noch mitversichert. Wie kann man das auf einer Rechnung lösen?

Im Kundenprofil können Sie bei Punkt Krankenversicherung die Daten bei „Mitversichert bei“ hinterlegen. Damit diese Information auf Rechnungen angeführt wird, müssen Sie noch zusätzlich unter Kasse < Vorlagen die gewünschte Rechnungsvorlage bearbeiten. Unter den Grundeinstellungen aktivieren Sie „Mitversichert bei“ und für eine tabellarische Ansicht noch „Formatierte Versicherungsansicht“. Mehr dazu entnehmen Sie hier im Blogartikel.

Funktionen

Wie erleichtert mir der Web-Twain Scanner das Arbeiten?

Das Zusatzmodul Web-Twain Scanner ermöglich den automatisierten Prozess des Scannens und Übermittelns eines Dokuments direkt in die Kundenakte.

Was ermöglicht das Gutscheinmodul?

Mit dem Gutscheinmodul können Wertgutscheine ganz einfach verwaltet werden. Sie erstellen den Gutschein im System und erstellen dazu den Beleg. Der Gutschein kann bei der Verrechnung auch gleich eingelöst werden. Sollte noch ein Restwert bleiben, kann dieser weiterhin im System mit verwaltet werden. Mehr Infos zum Gutscheinmodul finden Sie auch hier im Blogbeitrag

Können mit dem Benachrichtigungsmodul nur Terminerinnerungen versendet werden?

Nein, mit dem Benachrichtigungsmodul ist noch viel mehr möglich. Es können einerseits automatisierte Nachrichten vom System versendet werden für Terminerinnerung, -stornierung, -änderung, -anfrage und -buchung und andererseits können auch individuelle Nachrichten an Kunden oder Kundengruppen versendet werden. Sie entscheiden, ob SMS oder E-Mail für welche Leistung ausgeschickt wird. Sollte ein Kunde keine Benachrichtigungen erhalten wollen, können Sie das auch deaktivieren.

Was ermöglicht mir das Add-On "Erweitere Auswertungen"?

Wie der Name es vielleicht schon verrät, erhalten Sie mit diesem Add-On noch mehr Auswertungsmöglichkeiten. Sie erhalten noch zusätzliche Auswertungen zu Mitarbeitern, Terminen und Kunden und somit noch mehr Einblick in Ihr Unternehmen.

Was ist mit dem Zusatz Ressourcenplaner möglich?

Der Ressourcenplaner ermöglicht das Koordinieren der internen Ressourcen, damit es zu keinen Überbuchungen kommen kann. Diese Ressourcen können auch ideal in Kooperationen verwaltet werden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie noch mehr. Weiters ermöglich der Ressourcenplaner das Buchen von mehreren Terminen gleichzeitig, genaueres finden Sie hier im Blog.

Benutzer

Meine Mitarbeiterin ist rein administrativ tätig, wie kann man das im System definieren?

Sie können beim Anlegen eines Mitarbeiters unter Einstellungen < Mitarbeiter vergeben, ob dieser buchbar ist und einen Kalender benötigt oder, ob Sie nur administrativ tätig ist und keinen Kalender braucht.

Was ist mit einer Kooperationseinrichtung möglich?

Eine Kooperationseinrichtung bietet sich ideal in Gemeinschaftspraxen oder Therapiezentren an. Je nach Vergabe der Berechtigungen hat man Zugriff auf Kalender, Kunden/Patienten und Ressourcen des Kooperationspartners. Die Berechtigungen können für diese drei Bereiche individuell vergeben werden.

Terminbucherprofil

 

Ich habe einen Termin gebucht und möchte nun mein Terminbucher-Profil aufrufen.

Ihre gebuchten Termine, egal ob vergangen oder zukünftig, finden Sie in Ihrem Terminbucher Profil. Die Anmeldung können Sie hier durchführen.

Kann ich einen gebuchten Termin online stornieren?

Ob eine Stornierung online möglich ist, hängt von den Einstellungen des Anbieters ab. Sofern die online Stornierung aktiviert ist und diese noch fristgerecht durchgeführt werden kann, können Sie in Ihrem Terminbucherprofil bei den aktuellen Terminen den gewünschten stornieren.

 

Zahlreiche Möglichkeiten –
ein Anbieter

Bei offisy erhalten Sie All-in-one-Lösungen! Egal ob fürs Büro, die Wahlarztpraxis oder den Kassenbereich, einfacher und übersichtlicher wie mit offisyDESK, offisyKASSE und offisyPRAXIS geht es nicht. Von der Verwaltung der Kunden-/Patientendaten bis hin zur Erstellung von Rechnungen und Belegen ist bei unseren Softwarelösungen alles möglich. Zusätzlich erhalten Sie zahlreiche Extra-Features, laufende Updates und einen fairen Preis – und das alles direkt vom Softwarehersteller offisy.

In einem persönlichen Gespräch können wir gemeinsam Ihre offenen Fragen klären und herausfinden, ob offisy der richtige Partner für Ihr Unternehmen und Anliegen ist. Gerne können Sie sich auch in einer kostenlosen Online-Vorstellung von unseren Lösungen überzeugen.