Ein neues Jahr hat begonnen und bringt auch wieder neue Herausforderungen. Für viele Unternehmerinnen und Unternehmer gibt es noch einige wichtige Punkte zu beachten. Alles was Sie jetzt zum Jahreswechsel rund um die Registrierkasse wissen oder beachten müssen, haben wir Ihnen in den folgenden Absätzen zusammengefasst.
Seit dem 01.05.2016 gilt in Österreich die Registrierkassenpflicht, die mit 01.04.2017 um den Manipulationsschutz erweitert wurde. Die wichtigsten Informationen zur Registrierkassenpflicht und Registrierkasse entnehmen Sie der BMF Seite – Informationen zu Registrierkassen. Weitere Einzelheiten können Sie bestimmt auch mit Ihrem Steuerberater abklären.
Die offisy Registrierkasse entspricht der Registrierkassensicherheitsverordnung in Österreich und ist zu 100% gesetzeskonform. Mehr Infos zu den Paketen für die Ihre Registrierkasse finden Sie hier und gerne beraten wir Sie auch zu unseren Paketen.
Zum Abschluss des Geschäftsjahres muss in Ihrer Registrierkasse ein Jahresbeleg erstellt werden. Der Jahresbeleg, auch ein sogenannter Nullbeleg (Betrag 0), enthält den aktuellen Zählerstand zum Jahresende und stellt zugleich auch den Monatsbeleg für Dezember dar. Jahresbelege müssen verpflichtend an FinanzOnline übermittelt werden.
Sie finden den Jahresbeleg in Ihrer offisy Registrierkasse unter Kasse – RKSV bei den „Sammel-, Status- und Monatsbelegen“. Je nachdem, welches Paket Sie erworben haben und welche Einstellungen definiert wurden, muss der Jahresbeleg (=Monatsbeleg Dezember) manuell generiert werden oder kann vom System automatisch generiert werden.
Basic Paket Kunden müssen den Jahresbeleg manuell unter Kasse – RKSV erstellen. Dazu klickt man zum Monatsletzten auf den Button Monatsbeleg.
Hinweis: Sofern die Erstellung des Jahresbelegs bei einem Basic Paket Kunden nicht manuell erfolgte und bereits ein neuer (Umsatz-)Beleg im neuen Jahr erstellt wird, generiert zuvor das System automatisch im Hintergrund diesen Monatsbeleg Dezember.
Ab dem Premium Paket ist es möglich, dass das System den Jahresbeleg in der Nacht vom Monatsletzten auf den Monatsersten generiert.
Mehr dazu finden Sie auch unter Kasse – Einstellungen – Automatischer Monatsbeleg.
Hinweis: Wurden keine Bareinnahmen im Dezember erzielt, so wird kein neuer Monatsbeleg generiert und der letzte Monatsbeleg gilt gleichzeitig als Jahresbeleg.
Die Übermittlung und Überprüfung des Jahresbelegs ist wie auch bei Start- und Schlussbelegen verpflichtend durchzuführen. Ob diese Übermittlung manuell erfolgen muss oder das System diese automatisch für Sie übernimmt, hängt vom erworbenen Paket und den Einstellungen ab.
Basic Paket Kunden (ohne Jahresabschlusspaket) oder Premium Paket und Unlimitiert ohne Webservice Nutzer müssen eine manuelle Übermittlung mittels der BMF Belegcheck App durchführen. Dazu scannt man mittels der BMF App den QR-Code des Jahresbelegs und übermittelt das Ergebnis der Überprüfung an FinanzOnline. Sollte die BMF Belegcheck-App einen Authentifizierungscode fordern, erhalten Sie diesen in Ihrem FinanzOnline Account. Mehr dazu entnehmen Sie auch dem BMF Handbuch.
Hinweis: Bei einem negativen Prüfergebnis entnehmen Sie die weiteren Informationen zur Fehlermeldung dem BMF Handbuch und wenden sich bitte an das zuständige Finanzamt.
Ab dem Paket Premium und Basic mit Jahresabschlusspaket kann die Jahresbelegsübermittlung an FinanzOnline automatisch erfolgen. Dazu wird allerdings ein Webservice Nutzer benötigt. Ohne Webservice User kann leider keine automatische Übermittlung erfolgen. Der Webservice Nutzer muss dazu im korrekten FinanzOnline Account angelegt werden und dieser muss im nächsten Schritt auch in die offisy Registrierkasse übertragen werden. Mehr zum Webservice Nutzer finden Sie im nächsten Abschnitt Webservice Nutzer anlegen.
Der Webservice Nutzer dient als Schnittstelle zwischen der offisy Registrierkasse und Ihrem FinanzOnline Account. Dadurch können Start-, Jahres- und Schlussbelege automatisch vom System übermittelt und überprüft werden. Nutzen können diesen Webservice Nutzer alle Kunden ab Paket Premium, sowie Basic Paket Kunden mit dem Jahresabschlusspaket. Eine Anleitung für das Anlegen eines Webservice Nutzers finden Sie hier.
Das Datenerfassungsprotokoll beinhaltet die Aufzeichnung sämtlicher Barumsätze und muss zumindest vierteljährlich auf einem externen und nicht wiederbeschreibbaren Medium abgesichert werden. Diese Datensicherung ist gesetzlich verpflichtend durchzuführen und muss gem. § 132 BAO aufbewahrt werden. Basic Paket Kunden sind dafür selbst verantwortlich und ab dem Paket Premium erfolgt diese Datensicherung durch offisy.
Das Datenerfassungsprotokoll finden Sie in Ihrer offisy Registrierkasse unter Kasse – RKSV und gehen wie folgt beim Screenshot vor und klicken auf Protokoll exportieren:
Im nächsten Schritt wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und klicken anschließen auf „Exportieren“.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass es sich bei der JSON-Datei um eine verschlüsselte Datei handelt.
Achtung: Wenn Sie Basic Paket Kunde sind, müssen Sie das Datenerfassungsprotokoll mind. quartalsmäßig auf einem externen nicht wiederbeschreibbaren Medium absichern!
Sie möchten gerne, dass die Nummerierung von Rechnungen und Belegen jedes Jahr neu beginnt? Die Belegs- und Rechnungsnummerierung können Sie unter Kasse – Einstellungen bei den Punkten Rechnungs- und Belegnummer ändern.
Für den jährlich neu beginnenden Nummernkreis für Rechnungen und Belege müssen Sie das Format um das Jahr erweitern. Für die Erweiterung der Nummerierung können Sie zwischen {JJ} also 19 oder {JJJJ} 2019 wählen. Damit die Nummerierung mit 2019 neu startet, müssen Sie diese Einstellung noch vor der ersten Rechnung/ dem ersten Beleg im neuen Jahr definieren. Sollten Sie bereits im neuen Jahr Rechnungen und Belege im alten Nummernkreis erstellt haben, können Sie das Format ums Jahr erweitern und erst mit 2020 kann die Nummerierung von Neuem beginnen.
Beachten Sie: Die Vorschau ändert sich erst nach dem Speichern.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg in den letzten Tagen im Jahr 2018 und wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start ins Jahr 2019! Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie uns jederzeit telefonisch unter 0900/ 423 003 und per Mail unter support@offisy.at erreichen.
