Es gibt eine Vielzahl an Einsatz-Möglichkeiten für unser Offisy Kassensystem. Behaupten wir jedenfalls. Aber hält die Realität dem auch stand? Unsere Charity Verkaufsaktion bot die Gelegenheit, das in der Praxis zu überprüfen. Das Resultat bestätigt: Es stimmt. Und noch mehr: Offisy Kasse ist absolut easy. Ein System lässt sich am besten beim Einsatz in der Praxis testen. Es war also sofort klar: Wir nutzen beim Christmas Verkaufsevent zugunsten des Frauenhauses Linz unser Offisy Kassensystem.
Eines vorweg: Eine gute Vorbereitung ist auch hier die halbe Miete. Aber wer trotzdem etwas vergisst, auch kein Problem. Man kann jederzeit Einträge nachholen, Fehler korrigieren, Positionen löschen und Rechnungen stornieren. Also alles easy.
Bereits im Vorfeld erfassen lassen sich Produkte, Preise, Lagerbestand und Vorlagen für Rechnungen oder Belege. Zum Ausdruck der Belege wird ein netzwerkfähiger Drucker benötigt. Und wer Kartenzahlung anbieten möchte sollte sich rechtzeitig nach einem Kartenterminal umsehen. Und das war’s dann auch schon wieder.
Aber beginnen wir von vorne. In unserem Fall ging es um den Verkauf von MASCHALINA Ohrringen. Wir legten also bereits einige Tage vor der Veranstaltung die zum Verkauf stehenden Waren inkl. Preisen an. Bei unseren Ohrringen war das einfach, tragen sie so klingende Namen wie „Drops of Gold“, „Little Rose Silver“, „Sunny Drops“ und ähnliche. Ob man den Bestand im gleichen Schritt oder erst später erfasst, ist Geschmacksache. Wir haben das jedenfalls gleich erledigt. Da wir auch einige T-Shirts „Mum, Wife, Boss, Teacher“ und Schürzen „Dad, Husband, Hero, Grillmaster“ im Gepäck hatten, gaben wir auch diese als Waren ein. Zusätzlich definierten wir dafür eigene Kategorien „T-Shirts“ und „Schürzen“. Wofür das gut ist folgt weiter unten bei „Tagesabschluss und Nachbereitung“. Kurz noch die Vorlage für Belege/Rechnungen mit unserem Logo versehen und angepasst, dann alles eingepackt und ab ging‘s zum Verkaufsevent.
Hier zeigten sich die Vorteile der guten Vorarbeit. Hatte sich eine Kundin für ein oder mehr Paar Ohrringe oder T-Shirts entschieden, fragten wir nach Name und E-Mailadresse für Beleg/Rechnung, wählten die Produkte, dann die gewünschte Zahlungsart und fertig. Wir boten neben Barzahlung auch die Möglichkeit zur Bankomat- und Kreditkartenzahlung, daher hatten wir ein Kartenterminal dabei. Hier ist Offisy unabhängig, wir haben aber mit Hobex gute Erfahrungen gesammelt, können es also empfehlen, passende Schnittstelle inklusive. Ist ein Kunde einverstanden, können die Kundendaten durch Setzen eines Häkchens auch gleich gespeichert werden für spätere nochmalige Kontaktaufnahme, etwa Newsletter.
Während der Rechnungserstellung können noch jederzeit Änderungen vorgenommen werden, etwa Preise korrigiert, ein Rabatt vergeben oder Gutscheine eingelöst. Danach wird die Rechnung gedruckt oder per Mail versendet. Und sollte doch etwas schiefgehen, jeder Beleg lässt sich easy stornieren, auch nach dem Druck. Stornieren ist eine eigene Funktion im Journaling.
Wenn der Verkauf — wie in unserem Fall — gut läuft, erkennt man spätestens jetzt den Vorteil der Bestandserfassung. Denn wir hatten bei unseren Ohrringen einen Mindestbestand definiert. War dieser erreicht, machte uns das System darauf aufmerksam. So konnten wir uns rechtzeitig um Nachschub kümmern, bevor der Verkaufstisch leergeräumt war.
Die wichtigsten Möglichkeiten zur Nachbereitung finden sich im Menüpunkt Journaling. Als erstes wird hier der Tagesabschluss gemacht. Dieser bietet schon einmal eine gute Übersicht über den Verkaufstag. Unter Auswertung bietet Offisy noch eine Reihe weiterer Details, etwa wie oft mit Bankomat, Kreditkarte oder bar bezahlt wurde, welcher Artikel oder welche Kategorie am meisten gefragt war oder welcher Mitarbeiter den größten Verkaufsumsatz erzielte. Diese Auswahl lässt sich beliebig erweitern und individuell zusammenstellen. Alle Rechnungen können zudem exportiert und dem Steuerberater per Mail übermittelt werden. Nutzt dieser BMD oder RZL, kann Offisy eine Schnittstelle dazu herstellen zum Übermitteln der Daten im passenden Format.
Wir waren im Vorfeld selbst sehr gespannt auf den Praxiseinsatz unseres Offisy Kassensystems. Zum Abschluss können wir sagen: Nicht nur der Charity Verkaufstag selbst war ein voller Erfolg, sondern mit einfacher Bedienung und unzähligen Features hat sich auch Offisy Kasse im Praxiseinsatz absolut erfolgreich bewährt.
Die Ohrringe sind noch bis 24.12.2021 im Offisy Onlineshop erhältlich.
