Das Update am Sonntag 05.04.2020 bringt ein paar Neuerungen für Sie, darunter neue Designs, neue Funktionalitäten und verbesserte Programmierungen. Das Update betrifft überwiegend den Bereich Kalender, sowie Einstellungen für Standorte und Kalender. Was neu ist, wie die neuen Designs aussehen und welche Funktionalitäten sich wo verbergen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Kalender

Wie man dem Screenshot entnehmen kann, gibt es nur noch eine Option zur Erstellen der Einzeltermine. Hier handelt es sich um die neue verbesserte Version (zuvor: Einzeltermin beta) und die Alte wurde nun entfernt. Auch die anderen Bereiche wie Gruppentermin, Kurstermin, Pause, Privat, Urlaub und Krankenstand wurden entsprechend angepasst. Mehr dazu erfahren Sie in den folgend genannten Punkten.

 

Einzeltermin

 

Patient: Suche oder Neuanlage

Der Patient war bereits schon einmal bei Ihnen und ist bereits als Kunde/Patient angelegt.
Dann werden Sie den Patienten hier in der Datenbank finden. Sie geben einfach in der Suchleiste den Namen des Patienten ein und wählen dann den gewünschten Patienten aus, indem Sie auf das Plus klicken, siehe Screenshot.

 

Der Patient war noch nie da und ist noch nicht in der Datenbank angelegt.
Dazu klickt man neben dem Button mit der Lupe auf das Plus und erhält die Maske der Neuanlage. Nun gibt man die gewünschten Daten des Patienten an und wählt anschließend die Termindetails aus. In einem Schritt haben Sie den Patienten in der Datenbank angelegt und gleichzeitig einen Termin erstellt.

 

Einzeltermin erstellen

Für die Erstellung des Einzeltermins benötigt es folgend ausgewählte Punkte:

  • Patient (Bestandspatient oder Neuanlage)
  • Leistung (Behandlung)
  • Mitarbeiter
  • Standort
  • Datum+Uhrzeit

 

Optional und sofern Sie die Erweiterungslizenz dafür haben:

  • Terminserie auswählen (Add-on: Terminserie)
  • Freien Termin suchen (Add-on: Ressourcenverwaltung)
  • Ressourcen auswählen (Add-on: Ressourcenverwaltung)

 

Weitere Optionen für den Einzeltermin kann man rechts unterhalb der Notiz aktivieren:

  • Ende definieren: Die Behandlung benötigt mehr oder weniger Zeit, als Sie bei der Einzelleistung standardmäßig angelegt haben.
  • Ganztägig: Der Einzeltermin findet den ganzen Tag statt.
  • Wiederholung: Es gibt mehrere Termine für diese Behandlungsserie. Sie können anschließend das Intervall angeben.

 

Für den Fall, dass ein falscher Patient ausgewählt wurde, klickt man rechts oben auf den Button Abbrechen und erhält wieder die Such- bzw. Eingabeoption.

 

Damit der Termin auch im Kalender gespeichert wird, schließt man die Eingaben mit dem Button rechts unten Speichern ab.

 

Erstellten Einzeltermin bearbeiten/stornieren/etc.

Dazu klickt man auf den gewünschten Termin im Kalender. Es öffnet sich ein Fenster mit sämtlichen Informationen zum Termin. Nun kann eine Notiz hinzufügt werden, der Termin bearbeitet (weil sich vl. die Uhrzeit geändert hat) werden indem man auf Bearbeiten klickt oder rechts neben dem Bearbeiten auf den Button mit Pfeil für Weitere Optionen.

Folgende weitere Optionen stehen ihnen zur Verfügung:

  • Patient öffnen: Man kommt direkt in die Patientenakte.
  • Patienten bearbeiten: Man erhält die Maske, um die Stammdaten des Patienten zu ändern bzw. ergänzen.
  • Folgetermin: Man erhält die Maske um einen weiteren Einzeltermin anzulegen. Patienteninfos, Leistung, Mitarbeiter, Standort sind vorausgewählt.
  • Verrechnen: Den Termin zum Verrechnen hinzufügen. (Achtung betriff nicht jene Personen, die mit den Honorartarifen der Krankenkassen bzw. mit Krankenkassenleistungen abrechnen.)
  • Termin nicht verrechnen: Sofern keine Rechnung für diesen Termin erstellt wird, kann dieser auf nicht verrechnen gesetzt werden. So ist dieser Termin auch nicht mehr in der Statistik der offenen Leistungen.
  • !NEU! Terminhistorie: Man kann nun jede Änderung im Kalender nachvollziehen.

  • Stornieren: Nicht gewünschte bzw. abgesagte Termine können hier storniert werden mit Erweiterung um die Option, dass auch der Grund für die Storno angegeben werden kann. Diese kann entweder manuell hinzugefügt werden oder vordefinierte Stornogründe können ausgewählt werden. Wo die vordefinierten Stornogründe angelegt werden können, erfahren Sie weiter unten.

 

Gruppentermin

Für einen Termin mit mehreren Personen erstellt man einen Gruppentermin. Dazu legt man zuvor unter Leistungen – Gruppenleistungen die gewünschten Gruppentermine an und kann diese anschließend im Kalender eintragen.

Gruppentermin erstellen
Man klickt auf den gewünschten Termin im Kalender und auf Gruppenleistung. Anschließend wählt man die gewünschte Gruppenleistung aus.

Für das Erstellen der Gruppenleistung stehen Ihnen auch noch weitere Optionen zur Verfügung.

  • Ganztägig
  • Wiederholung

Bei dieser Gruppenleistung „RückenFIT“  wird mit einer Wiederholung von einem wöchentlichen Intervall bis zum ausgewählten Ende gearbeitet. Abschließend klickt man noch auf Speichern. Durch diese Einstellung ist im Kalender jede Woche bis zum definierten Ende am selben Tag zur selben Zeit der Gruppentermin festgelegt.

 

Gruppentermin bearbeiten/ergänzen/etc.
Dazu klickt man auf den gewünschten Gruppentermin. Es öffnet sich eine Maske mit den Termininformationen. Hier kann man nun eine Notiz speichern, man gelangt zur Übersicht des Gruppentermins, kann Termininformationen bearbeiten oder gelangt zu weiteren Optionen neben Bearbeiten.

Bei den weiteren Optionen sind folgende Punkte möglich:

  • Folgetermin erstellen,
  • Terminhistorie einsehen und
  • Gruppentermin stornieren.

 

Kurstermin

Für mehrere Termine und einer gleichbleibenden Teilnehmerliste erstellt man einen Kurs. Dazu legt man zuvor unter Leistungen – Kurse die gewünschten Kurse an und kann diese anschließend im Kalender eintragen.

So sieht der mehrtägige Kurs nun im Kalender aus:

Kurs bearbeiten/ergänzen/etc.
Dazu klickt man auf den gewünschten Kurstermin. Es öffnet sich eine Maske mit den Termininformationen. Hier kann man nun eine Notiz speichern, man gelangt zur Übersicht des Gruppentermins, kann Termininformationen bearbeiten oder gelangt zu weiteren Optionen neben Bearbeiten.

Bei den weiteren Optionen sind folgende Punkte möglich:

  • Folgetermin erstellen,
  • Terminhistorie einsehen und
  • Gruppentermin stornieren.

 

Pause, Privat, Urlaub, Krankheit

All diese Termine können gleichermaßen angelegt werden. Es können auch Titel geändert werden und nach Anlegung können diese Termine ebenfalls wieder bearbeitet, storniert, ergänzt, etc. werden.
Beachten Sie ein Privater Termin kann immer nur von der Person, dessen Kalender er eingetragen wurde, ändern.

 

Terminanfrage

Auch die Terminanfrage kommt im neuen Design. Zusätzlich zur Terminbestätigung bzw. Terminablehnung können Sie dem Patienten/Kunden eine Nachricht beifügen. Dazu aktivieren Sie Benachrichtigung senden und schreiben dort den Text hinein. Diese Terminanfrage sieht wie folgt aus:

Beispiel für einen zusätzlichen Inhalt zur Terminbestätigung:

 

Standort

!GANZ NEU! Je Standort kann man nun einstellen, ob dieser online buchbar ist oder nicht UND man kann die Bezeichnung für die Standorte (Anzeige im Standortkalender) selbst definieren. Die Einstellungen dazu findet man unter Einstellungen – Standorte.

Beim gewünschten Standort klickt man auf bearbeiten und kann anschließend die Einstellungen vornehmen.

Durch das Klicken auf Bearbeiten erhält man eine Eingabemaske im neuen Design. Aufgeteilt sind die Eingaben für den Standort nun in Allgemeines und Einstellungen:

In den Einstellungen kann man nun aktivieren, ob dieser Standort online buchbar sein darf oder nicht und bei der „Abkürzung im Kalender“ definieren Sie die Anzeige im Standortkalender. Die Änderungen werden abschließend mit Speichern beendet.

 

 

Einstellungen für Kalender

Wie man vordefinierte Stornogründe für den Kalender anlegt und welche Neuerung es beim Intervall gibt, erfahren Sie in diesem Abschnitt. Dazu klickt man sich unter Einstellungen – Kalender.

Vordefinierten Stornogründe

Man kann nun definieren, ob bei einer Terminstornierung der Grund optional oder verpflichtend anzugeben ist, sowie können auch vordefinierte Stornierungsgründe angelegt werden. Diese können dann im Falle einer Stornierung im Kalender ausgewählt werden.

 

Erweiterung Intervall für Kalender

Zusätzlich zu den bereits bestehenden Intervallen gibt es nun auch die Option von 20 Minuten.

 

Info zum nächsten Update:

– Patienten/Kunden beta ersetzt nun den Bereich Patienten/Kunden. Die alte Version wird aus dem System genommen.

– Erweiterung zur Terminhistorie: Gelöschte Termine werden derzeit im System nicht angezeigt. Es wird hierzu eine Übersichtsseite kommen, sowie auch eine Auswertung zu den Terminstornierungen.

 

 

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