Wir starten jetzt im Jänner mit der Tipp-des-Monats-Reihe, um über aktuelle und wichtige Themen zu informieren bzw. Sie über Neuigkeiten zu Offisy am Laufenden zu halten. Dabei halten wir die Inhalte als Video und natürlich auch in schriftlicher Form fest. Wir geben unser bestes um wichtige, spannende und informative Inhalte aufzugreifen und sind dabei offen für Themen, die Ihnen am Herzen liegen. Gerne können Sie Ihre Wünsche und Themen per Mail an office@offisy.at senden.

Aktuell beschäftigen uns bei Offisy viele Anfragen zum Thema Registrierkasse. Aus dem Grund haben wir beschlossen, dass sich der erste Tipp des Monats um die Pflichten und Fristen zur Registrierkasse dreht. Alles rund um den Jahresbeleg, das Datenerfassungsprotokoll und wo man alles in der Software findet, erfahren Sie im folgenden Video bzw. den folgenden Abschnitten. 

Wir wünschen viel Vergnügen beim Schauen und für alle, die lieber nachlesen, gibt’s anschließend zum Video die wichtigsten Infos verschriftlicht.

Der Jahreswechsel und die Registrierkasse

Zum Jahreswechsel gibt es für registrierkassenpflichtige Unternehmen einiges zu beachten. Dazu zählen die folgenden Punkte:

• Das Erstellen, Übermitteln und Überprüfen vom Jahresbeleg und
• die gesetzlich verpflichtende Absicherung des Datenerfassungsprotokoll (mind. einmal im Quartal).

Für diese Punkte sind die Unternehmerinnen und Unternehmer verantwortlich, oder aufgrund der entsprechenden Lizenzen können diverse Punkte von Offisy übernommen werden. Wo Sie den Jahresbeleg und das Datenerfassungsprotokoll finden bzw. welche Fristen es wofür gibt, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Der Jahresbeleg Ihrer Registrierkasse

Jahresbeleg erstellen oder finden

Der Jahresbeleg befindet sich im Menübereich Kasse – RKSV unten im Bereich Sammel-, Status- & Monatsbelege mit der Bezeichnung Jahresbeleg. Der Jahresbeleg kann zugleich auch den Monatsbeleg für Dezember darstellen, daher ist eine Doppelbezeichnung möglich. Als Beispiel für den Jahresbeleg folgt hierzu ein Screenshot:

Bei der Übermittlung und Überprüfung spricht man von der Prüfung bzw. Übermittlung an das BMF. Dieser Prozess kann entweder manuell oder automatisch erfolgen.

Für die automatische Übermittlung und Überprüfung des Jahresbelegs benötigt es die entsprechende Lizenz bei Offisy (ab Paket Premium oder Add-on Jahresbelegsübermittlung 2020) und einen korrekten Webservice Nutzer. Sofern die beiden Punkte zutreffen, kann die automatische Überprüfung und Übermittlung von Offisy durchgeführt werden. Hierzu sollten Sie bereits beim Jahresbeleg den Vermerk „erfolgreich überprüft“ finden.

Eine manuelle Übermittlung und Überprüfung des Jahresbelegs erfolgt mittels der BMF Belegcheck App (Download im App Store oder Play Store) und dem QR-Code am Jahresbeleg. Der Jahresbeleg kann rechts beim türkisen Kästchen als PDF heruntergeladen und anschließend ausgedruckt werden. Für die Prüfung und Übermittlung starten Sie die BMF Belegcheck App und scannen den QR-Code des Jahresbelegs. Sie erhalten eine Meldung, ob der Prozess erfolgreich war oder nicht. Ansonsten können Sie auch Ihren Steuerberater konsultieren.

Wann ist der Jahresbeleg zu erstellen?

Grundsätzlich gilt für Unternehmerinnen und Unternehmer, dass der Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze, sprich bis zum 31. Dezember, erstellt und nach Ausdruck aufbewahrt werden müssen. Ausnahmen oder sonstige Anfragen bitten wir mit Ihrem Steuerberater abzuklären.

Bis wann muss die Prüfung durchgeführt werden?

Die Überprüfung bzw. Übermittlung an das BMF muss spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt werden. Dies gilt auch, wenn diese verpflichtende Überprüfung durch Ihre steuerliche Vertretung erfolgt.

Das Datenerfassungsprotokoll und die Registrierkasse

Das Datenerfassungsprotokoll befindet sich ebenfalls im Menübereich Kasse – RKSV. Bei der aktiven Registrierkasse klickt man rechts auf das türkise Kästchen mit dem Pfeil und anschließend auf „Protokoll exportieren“. Mehr dazu entnehmen Sie auch dem folgenden Screenshot:

Anschließend definiert man den gewünschten Zeitraum und das Datenerfassungsprotokoll wird als JSON Datei heruntergeladen. Bei der JSON Datei handelt es sich um einen verschlüsselten Dateityp, der grundsätzlich nur vom BMF entschlüsselt werden kann. Diese Datei muss auf einem externen nicht wiederbeschreibbaren Medium zumindest quartalsmäßig abgesichert werden.

Bei Fragen können Sie gerne alles in unserem Blog Beitrag FAQ zum Jahreswechsel 2020/2021 nachlesen, oder auch auf der WKO Seite und natürlich können Sie uns Ihre Anliegen auch per Mail an support@offisy.at senden.

Mehr Infos im Blog Beitrag nachlesen – FAQ zum Jahreswechsel 2020/2021. 

Weitere Infos erhalten Sie auch auf der WKO Seite.

Wir wünschen noch einen erfolgreichen Jänner!