Vor nunmehr sechs Jahren durch eine Werbeeinschaltung auf uns aufmerksam geworden sind Diana und Bernhard Resl, die Betreiber der Praxisgemeinschaft Xundheit. Sie arbeiten seit 2015 mit unserer Software und sind quasi mit uns gewachsen. Denn an mittlerweile fünf Standorten (mit je bis zu 13 Therapeut:innen) und insgesamt 45 Therapeut:innen in OÖ und NÖ bieten sie sowohl Kassen- als auch Wahltherapien aus unterschiedlichen Fachrichtungen an. Zusätzlich ist das Team von Xundheit auf mobile Behandlungen in Form von Hausbesuchen spezialisiert.
Wir sprachen mit Diana Resl MA, Praxismanagerin von Xundheit über ihre Erfahrungen mit der Offisy Praxissoftware:
Wie wurdet Ihr auf Offisy aufmerksam?
Wir arbeiten jetzt schon seit fünf oder sechs Jahren mit Offisy zusammen. Xundheit betreiben mein Mann Bernhard und ich ja gemeinsam. Er ist Physiotherapeut und wurde durch eine Werbeeinschaltung in der Zeitschrift Trend auf Offisy aufmerksam. So ist der erste Kontakt zustande gekommen.
Wie lange hat es gedauert, bis Ihr Euch mit der für Euch neuen Ordinationssoftware zurechtgefunden habt?
Das ist eine gute Frage. Damals, als wir uns dafür entschieden, war Offisy noch ziemlich am Anfang. Wir haben ja eine Praxisgemeinschaft mit unterschiedlichen Therapeuten und Standorten und es musste einiges für uns geändert und angepasst werden. Ich würde sagen, so nach einem Jahr war die Software so angepasst für uns, dass wir im Praxisalltag wirklich gut damit arbeiten konnten. Offisy war aber auch sehr offen und bereit für unsere Wünsche und das, was für uns wichtig ist. Es ist auch so, dass durch die laufenden Updates immer wieder neue Funktionen dazukamen und -kommen, die uns den Praxisalltag noch mehr erleichtern.
Wie gut fühltest Du dich vom Support-Team in der Übergangszeit begleitet?
Ich habe mich sehr gut vom Support-Team begleitet gefühlt. Ganz am Anfang waren wir sehr viel in Kontakt, besonders während der ersten Wochen sicher so drei bis viermal die Woche. Weil es doch immer wieder Sachen gab, die uns unklar waren oder die bei oder für uns nicht so gut funktionierten. Von Offisy wurde aber alles immer sehr schnell erledigt. Das Support Team hat auch immer sofort zurückgerufen und sich immer sehr schnell um unsere Anliegen gekümmert.
Wie lange hat es insgesamt gedauert von der Kontaktaufnahme bis zum ersten Arbeiten mit der Software?
Das ging schnell. Wir haben uns mit Stefanie von Offisy getroffen und nach diesem Erstgespräch haben wir entschieden, das für die Praxis zu übernehmen. Die Zeit dazwischen war nicht sehr lange, vielleicht 2 bis 3 Wochen.
Was schätzt Du besonders an Offisy?
Ich schätze besonders den Überblick, den wir haben über alle Terminkalender unserer Therapeuten. Wir haben insgesamt 4 Praxen und eine Franchise Praxis. Ich sehe jetzt immer sofort auf einen Blick, wer einen Termin frei hat oder wer schon voll ist, ohne dass ich ständig anrufen und nachfragen muss, ob noch Kapazitäten frei sind. Das erleichtert uns den Alltag enorm und ist für uns sehr wichtig.
Wie war das Feedback der Patient:innen bzgl. der Online-Terminbuchung und Terminerinnerung?
Die Terminerinnerung ist super! Da sind unsere Patienten total froh, dass es sie gibt, weil Termine wirklich nicht so schnell vergessen werden. Manche verwechseln beispielsweise leicht die Uhrzeit, dreiviertel oder viertel nach und durch die Erinnerung sehen sie schon am Vortag, dass sie eine falsche Uhrzeit notiert haben. So können sie noch reagieren, also entweder doch zur richtigen Uhrzeit kommen oder absagen. Die Erinnerungsfunktion schätzen unsere Patienten wirklich sehr.
Das mit dem Online-Buchen ist bei uns noch nicht so angekommen. Man merkt aber auch einen Unterschied zwischen unseren Praxen in der Stadt, also z.B. in Leonding oder Steyr, und jenen in eher ländlicher Umgebung, wie in Molln oder Kremsmünster. Denn hier wird sehr wenig online gebucht und in den anderen Praxen etwas mehr.
Ich glaube aber, dass das immer mehr zum Thema wird.
War für Euch eine webbasierte Lösung von vorneherein wichtig?
Ja, das war für uns sehr sehr wichtig. Davor konnten wir auf Daten und Patienten nur innerhalb der Praxis zugreifen und auch nur von dem Rechner aus, auf dem die Infos gespeichert waren. Mittlerweile greifen wir oft außerhalb der Praxis auf die Software zu, sei es, weil wir im homeoffice sind oder unterwegs. Wir waren auch schon auf Urlaub in Asien und haben von dort Patienten eingeteilt. Das war natürlich toll und wäre ohne Offisy nicht möglich gewesen.
Würdest Du Offisy weiterempfehlen?
Ja, absolut. Bei uns ist das mittlerweile auch Voraussetzung. Wer Teil unseres Xundheit-Teams sein möchte, muss mit Offisy arbeiten. Die Therapeuten dürfen das nicht frei entscheiden, ob sie lieber handschriftlich oder mit einem online Kalender arbeiten wollen, sie müssen Offisy nehmen. Wir können Offisy zu 100 % weiterempfehlen, weil wir sehr zufrieden damit sind.
Wie sieht die Zeitersparnis durch Offisy aus im Vergleich zur früheren Software?
Man spart zu 100 % Zeit damit. Als wir damit starteten, war unser Team zwar noch kleiner, uns fehlte aber – wie gesagt – dennoch der Überblick. Ein Patient ruft meistens bei unserer Hauptnummer an und fragt um einen freien Termin, egal in welcher Praxis. Früher mussten wir erst einmal alle Therapeuten anrufen und um einen freien Termin fragen, dann mussten wir wieder auf die Antworten warten, dann die Patienten zurückrufen und informieren, ob es passt. Bei unserer jetzigen Größe wäre das so auf keinen Fall mehr möglich. Durch Offisy sparen wir Stunden an Zeit.
Eine ganz große Zeitersparnis ergibt sich auch beim Fakturieren. Für das Schreiben der Rechnungen haben wir früher mit einer excel-Tabelle gearbeitet. Wir mussten alles händisch und einzeln ändern und eintragen, Name, SV-Nummer, Betrag, Termin, Datum usw. Alleine dafür spart man pro Patient sicher 10 bis 15 Minuten, also kann man sich ungefähr ausrechnen, wie viel Zeitersparnis das aufs Jahr gerechnet insgesamt ergibt.
Herzlichen Dank für das das positive Feedback!
Und viel Freude weiterhin beim Arbeiten mit der Offisy Software!
Praxisgemeinschaft Xundheit
Ehrenfellner Straße 6, 4060 Leonding
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