Bis auf einige kleinere Ausnahmen (z.B. Kalte-Hände-Regelung) jedes Unternehmen, das Barzahlungen anbietet.
Die Registrierkasse muss durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation geschützt sein. Dazu werden Sicherheitszertifikate bzw. Signierungen verwendet.
Es werden zusätzlich Daten auf jeden Beleg gedruckt, um die Manipulationssicherheit zu gewährleisten. Damit nicht jeder diese sensiblen Daten lesen kann, werden diese verschlüsselt. Nur der Zertifikatsinhaber (also Sie) und das Finanzamt (Hinterlegung in FinanzOnline) kann dies entschlüsseln. Der Einfachheit halber wird dies in Form eines QR-Codes abgebildet. Signiert werden alle Belege sowie Trainings- und Stornobuchungen.
Das Zertifikat wird gemeinsam mit unserem Kooperationspartner erstellt. Sie können es auf ihrer Registrierkassen-Benutzeroberfläche erwerben.
Um alle vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Punkte zu erfüllen, benötigen wir für die Erstellung einen Kooperationspartner. Für jedes einzelne Unternehmen, wird ein eigenes Sicherheitszertifikat erstellt, was mit hohem Aufwand verbunden ist.
Jedes Unternehmen, das auch registrierkassenpflichtig ist.
Das bedeutet, dass zum Erstellungszeitpunkt des Belegs das Hardware Sicherheitsmodul nicht erreichbar war, allerdings entspricht dieser Beleg sämtlichen Richtlinien, damit dieser auch an den Kunden weitergegeben werden darf. Sobald das Hardwaresicherheitsmodul wieder erreichbar ist, wird im Hintergrund im System ein Sammelbeleg mit den betroffenen Belegen erstellt. Sofern ein Ausfall durchgehend länger als 48 Stunden dauert, müsste dieser ans Finanzamt weiterkommuniziert werden. Allerdings sollte dem nicht der Fall sein, da unsere Techniker stets bemüht sind, solche Ausfälle so kurz wie möglich zu halten.
Unter Kasse < Vorlagen können Sie die Rechnungs- und Belegvorlagen ganz individuell einstellen. Beim Punkt Layout können Sie auch Ihr Logo einfügen.
Sämtliche Belege unter Kasse < RKSV sind sogenannte Nullbelege. Diese tragen die Bezeichnung Nullbeleg, da Sie keine Positionen und den Betrag 0 aufweisen. Darunter fallen Start-, Status-, Monats-, Jahres- und Schlussbeleg. Sämtliche Informationen wie beispielsweise der Umsatzzähler sind verschlüsselt am QR-Code enthalten.
Ja, unter Journling < Rechnungen suchen Sie die gewünschte Rechnung und klicken rechts auf das türkisen Kästchen. Dann klicken Sie auf „aus der Rechnung einen Beleg erstellen“.
Bei der Rechnungs- bzw. Belegerstellung können Sie einen positionsbezogenen Rabatt (prozentual oder Betrag) vergeben bzw. beim Gesamtbetrag können Sie einen prozentualen Rabatt vergeben.
Unter Journaling < Kassenbuch klicken Sie rechts oben beim Pfeil neben „Neue Ein-/Auszahlung“ und können den Kassenstand korrigieren, indem Sie auf „Neuer IST-Stand“ klicken.
Unter Journaling < Rechnungen finden Sie alle erstellten Rechnungen. Sobald Sie den Betrag für eine Rechnung erhalten haben, können Sie bei dieser rechts beim türkisen Kästchen auf „Bezahlstatus ändern“ klicken und hier den Status auf „Bezahlt“ ändern.
Sollten Sie einen Beleg falsch ausgestellt haben, können Sie diesen im Journaling unter Barumsätze/Belege aufrufen und stornieren. Zum Stornieren klicken Sie rechts auf das türkise Kästchen und klicken auf „Beleg stornieren“.
Unter Kasse < Waren & Leistungen finden Sie eine Auflistung der bereits angelegten Waren und Leistung. Bereits hier können Sie bei der Spalte „Schnell“ das Häkchen setzen. Sofern Sie den Button in einer bestimmten Farbe haben möchten, müssen Sie in den Bearbeitungsmodus einer Ware/Leistung klicken. Im Bearbeitungsmodus können Sie ebenfalls die Schnellauswahl aktivieren und die Farbe individuell einstellen oder laut der zugeordneten Kategorie übernehmen.
Mit der Scanfunktion und einem Handscanner können Sie die Waren viel schneller zum Abrechnen eingeben. Damit’s funktioniert müssen sämtliche Waren in offisy mit dem Stichcode angelegt werden. Wenn’s zum Verrechnen wird, können Sie ganz einfach den Stichcode des Produkts mit dem Handscanner abscannen und die Rechnung oder den Beleg erstellen.
Bei der Schnellauswahl können Sie auch mit Gruppen arbeiten, damit Sie alles schön übersichtlich gestaltet haben. Unter Kasse < Waren & Leistungen klicken Sie rechts auf den Pfeil beim Button „Neue Ware/ Leistung erstellen“ und wählen Schnellauswahl Gruppen aus. Dort erstellen Sie die Gruppen und weisen den Gruppen die gewünschten Waren/Leistungen zu. Mehr dazu finden Sie in unserer umfassenden Registrierkassenanleitung.
Wie der Name es vielleicht schon verrät, erhalten Sie mit diesem Add-On noch mehr Auswertungsmöglichkeiten. Sie erhalten noch genauere Auswertungen zu Mitarbeitern und Kunden und damit noch mehr Einblick in Ihr Unternehmen.
Schnellauswahl Gruppen bezeichnen die Gruppen bei der Ansicht zur Rechnungs- und Belegerstellung. Kategorien dienen zu Auswertungszwecken im Journaling.
Ab dem Paket Premium gibt es die Möglichkeit der automatischen Belegsübermittlung an FinanzOnline und dazu benötigt es einen Webservice Nutzer. Der Webservice Nutzer wird extra für die Registrierkasse in Ihrem FinanzOnline Account angelegt und dient als Schnittstelle zwischen der Kasse und FinanzOnline. Bei weiteren Fragen können Sie sich jederzeit gerne an unser Support-Team wenden (support@offisy.at).
Wertgutscheine können mühelos mit dem Gutscheinmodul verwaltet werden. Sie erstellen den Gutschein, verrechnen diesen aus dem System, lösen den Gutschein bei der Verrechnung ein und es können auch Restwerte verwaltet werden. Mehr zum Verkauf von Wertgutscheinen und weshalb wir Ihnen das Gutscheinmodul empfehlen, erfahren Sie hier in unserer umfassenden Anleitung.
