Die Kassennachschau kann jederzeit erfolgen und wirft viele Fragen auf. Daher haben wir Mag. Bruno Sponner, Steuerberater aus Linz, die wichtigsten Fragen gestellt um Klarheit in dieser doch sehr wichtigen Thematik zu verschaffen. Im folgenden Video lüften wir das große Geheimnis um die Kassennachschau.

 

Kassennachschau

Die Prüfung der Registrierkasse wird auch als Kassennachschau bezeichnet und dabei sind folgende Punkte relevant: Formblatt KN 1c, Nullbeleg und Datenerfassungsprotokoll. Das Formblatt benötigt die wichtigsten Informationen zum Unternehmen. Der Nullbeleg enthält wichtige Informationen verschlüsselt am QR-Code, wie beispielsweise den Umsatzzähler und das Datenerfassungsprotokoll beinhaltet sämtliche aufgezeichneten Zahlungsvorgänge.

Wo Sie in Ihrer offisy Registrierkasse den Nullbeleg und das Datenerfassungsprotokoll erhalten, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Nullbeleg

Den Nullbeleg (=Statusbeleg) erhalten Sie im Menüpunkt Kasse > RKSV. Für die Erstellung des Statusbeleges müssen Sie im Bereich Sammel-, Status- & Monatsbelege auf den Button „+Statusbeleg“ klicken. Der dadurch generierte Nullbeleg weißt die selben gesetzlich vorgeschriebenen Kennzeichnungen, wie ein normaler Beleg auf und besitzt immer den Betragswert 0.  Hier folgt die Vorgehensweise im Detail:

Schritt 1: Kasse > RKSV

Klicken Sie links im Menü auf Kasse und RKSV.

Schritt 2: Statusbeleg erstellen

Geben Sie den gewünschten Zeitraum an und klicken anschließend auf „+Statusbeleg“.

Schritt 3: Statusbeleg als PDF herunterladen

Bei der Auflistung Ihrer Start-, Monats-, Jahres-, Sammel- und Schlussbelege finden Sie auch den Satusbeleg. Diesen können Sie rechts beim türkisen Kästchen als PDF herunterladen, oder sofern Sie im Besitz einer offisyBOX sind, direkt drucken.

Und so sieht ein Statusbeleg aus:

 

Datenerfassungsprotokoll

Das Datenerfassungsprotokoll enthält sämtliche belegerteilungspflichtige Vorgänge, die in der Kasse verzeichnet wurden. Dieses Protokoll erhalten Sie unter Kasse > RKSV bei Ihrer aktiven registrierten Kasse. Hierzu müssen Sie auf „Protokoll exportieren“ klicken, den gewünschten Zeitraum erfassen und auf „Exportieren“ klicken. Sie erhalten eine Datei im JSON-Format, welches gesetzlich vorgeschrieben ist und vom Finanzamt entschlüsselt werden kann. So sieht die Vorgehensweise im Detail aus:

Schritt 1: Kasse > RKSV

Sollten Sie den Bereich verlassen haben, klicken Sie links im Menü wieder auf Kasse und RKSV.

 

Schritt 2: Protokoll exportieren

Im Bereich registrierte Kassen klicken Sie rechts auf das türkise Kästchen bei der Kasse mit dem Status Aktiv und klicken anschließend auf Protokoll exportieren.

Schritt 3: Zeitraum erfassen und exportieren

Sie geben den geforderten Zeitraum an und klicken anschließend auf Exportieren.

Beachten Sie: Beim Datenerfassungsprotokoll im JSON-Format handelt es sich um ein verschlüsseltes Dateiformat, welches vom Finanzamt entschlüsselt werden kann.

Somit können Sie bei einer Prüfung stets die geforderten Daten vorweisen und diese elektronisch weitergeben.