Unter die Lupe genommen: Unterschiede zwischen Rechnung und Beleg

Unter die Lupe genommen: Rechnung vs. Beleg

In Österreich müssen Rechnungen und Belege gewisse Erfordernisse erfüllen. Werden diese Merkmalsanforderungen nicht eingehalten, kann das seitens des Finanzamtes zu Konsequenzen kommen. Damit es gar nicht zu solchen Problemen mit Behörden kommen kann, zeigen wir Ihnen worauf es bei der Ausstellung von Rechnungen und Belegen ankommt. Gemeinsam mit der WT-Steuerberatungskanzlei haben wir Checklisten ausgearbeitet, die Ihnen als Vorlage dienen können.

Oft werden Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes mit Belegen verwechselt und somit falsch ausgestellt. Ein Fehler den Sie vermeiden sollten. Kurz erklärt: Rechnungen müssen einen bestimmten Mindestinhalt aufweisen, welcher im Umsatzsteuergesetz geregelt ist. Belege müssen diese Inhalte nicht vollinhaltlich aufweisen, berechtigen aber Unternehmer dann auch nicht zum Vorsteuerabzug.

Checklisten: Bestandteile von Rechnungen und Belegen

Wie bereits erwähnt, sind Rechnungen strikt von Belegen zu trennen und dürfen nicht verwechselt werden. Nicht nur der Verwendungszeck, sondern auch Rechnungs- und Beleginhalt sind nicht ident. Was Sie zu beachten haben, finden Sie in den untenstehenden Checklisten.

 

Die Rechnung

UnternehmerInnen sind generell verpflichtet, Rechnungen über Lieferungen und Leistungen an andere UnternehmerInnen oder Körperschaften innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes auszustellen (Ausnahme: zB. Reverse Charge).
Stellt man eine Rechnung aus, so ist es wesentlich zu wissen, dass die Höhe des Rechnungsbetrages ausschlaggebend dafür ist, was auf der Rechnung angegeben werden muss. Grundsätzlich sind hier zwei Schwellenwerte zu beachten:

 

  • Rechnungsbetrag von maximal € 400 brutto (Kleinbetragsrechnungen) und
  • Rechnungsbetrag von mehr als € 400 brutto.

 

Kleinbetragsrechnungen bis € 400 brutto müssen beinhalten:

  1. Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers
  2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (Leistungsumfang)
  3. Tag der Leistung oder Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt
  4. Entgelt für die Lieferung bzw. sonstige Leistung (inkl. Umsatzsteuer)
  5. Anzuwendender Steuersatz
  6. Ausstellungsdatum

 

Liegt der Rechnungsbetrag über dem Schwellenwert von € 400 brutto, müssen zusätzlich folgende Punkte angeführt werden:

  1. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  2. Entgelt ohne Umsatzsteuer
  3. der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag
  4. UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmers
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Ab einem Rechnungsbetrag von € 10.000 brutto ist auch die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben

 

Der Beleg

UnternehmerInnen müssen für jede empfangene Barzahlung (Zahlungen mit Bankomatkarte, Kreditkarte, Gutscheinen, etc.) einen Beleg ausstellen. Dieser Beleg kann auch elektronisch übermittelt werden. Diese Verpflichtung ist grundsätzlich unabhängig von der Höhe des Jahresumsatzes und vom Betrag der Barzahlung. Hinweis: Die Angaben, die ein Beleg aufgrund der Belegerteilungspflicht enthalten muss, weichen von den Bestimmungen im Umsatzsteuergesetz ab.

Besonders seit der Einführung der Registrierkasse in Österreich hat sich auch rund um das Thema Beleg einiges getan. Informationen dazu finden Sie hier. Ein Beleg muss nun folgenden Inhalt aufweisen:

  1. Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
  2. Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
  3. Tag der Belegausstellung
  4. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  5. Betrag der Barzahlung
  6. Kassenidentifikationsnummer
  7. Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  8. Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
  9. maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)

 

Fazit

Rechnungen und Belege sind sozusagen zwei Paar Schuhe und dürfen nicht verwechselt werden. Vieles muss auf den Rechnungen und Belegen angegeben werden, vor allem seit der in Österreich bestehenden Registrierkassenpflicht. Neben den oben ausgeführten Rechnungs- und Belegmerkmalen, empfiehlt es sich u.A. auch E-Mail- und Internetadressen, Telefonnummer, Gruß- oder Dankesworte und Bankverbindung anzuführen, auch wenn diese kein „Muss“ sind. Fragen? Schicken Sie uns eine Mail an support@offisy.at.

 

Weiterführende Informationen zum Thema Beleg finden Sie hier.

Quellen:
https://www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/umsatzsteuer/ust-vorsteuerabzug.html

http://wko.at/ubit/bibug/formulare/re_bestandteile.pdf

https://www.gruenderlexikon.de/checkliste/fuehren/buchfuehrung-vorbereiten/buchfuehrungsreihe/rechnungsbestandteile/